…Ahora puedes hacer formularios dinámicos en Jira?

Durant molt de temps, la integració de formularis a Jira ha estat dificultosa, ja que per implementar-los calia diversos plugins que afectaven el rendiment i eren inestables.
Però a dia d'avui això s'ha acabat, perquè ara Jira té la seva pròpia funció de Formularis integrats de manera nativa! A continuació us mostrarem com us podeu beneficiar del seu ús.

Per què voldria la meva empresa utilitzar formularis?

Implementar formularis dinàmics en Jira Service Management és una excel·lent manera d'optimitzar la recollida d'informació i millorar l'eficiència en la gestió de sol·licituds i incidències.

Els formularis ben dissenyats no només simplifiquen la interacció amb els clients, sinó que també faciliten la captació de dades de qualitat, cosa que es tradueix en una assistència més ràpida i processos més àgils. Amb el nou creador de formularis de Jira, que no requereix coneixements de codi, pots crear formularis dinàmics que s'adaptin a les necessitats específiques de cada sol·licitud, minimitzant la quantitat de camps personalitzats i evitant l'intercanvi innecessari d'informació entre agents i usuaris.

Ara us donarem uns consells per millorar els vostres formularis i que pugueu implementar-los fàcilment amb Jira Service Manager.

Consells per crear millors formularis

Per crear formularis efectius, és essencial seguir una estructura lògica que guiï l'usuari de manera intuïtiva. Una bona pràctica és agrupar les preguntes en apartats coherents, assegurant-se que cada secció flueixi de manera ordenada. Això facilita la comprensió del formulari i redueix la confusió. També és important minimitzar el text introductori; els usuaris generalment no llegeixen blocs llargs, per la qual cosa les instruccions han de ser breus i directament relacionades amb cadascuna de les seccions.

1. Com fer preguntes efectives en un formulari

Per fer bones preguntes en un formulari, és fonamental pensar en les dades que desitges obtenir i en l'experiència de l'usuari. Les preguntes han de ser molt clares i estar redactades de manera que l'usuari sàpiga exactament què s'espera d'ell.
A més, és essencial seleccionar les preguntes adequades per facilitar la recopilació d'informació precisa. Les preguntes obertes, com els camps de text, permeten als usuaris expressar les seves respostes amb llibertat, cosa que és útil quan es necessita informació detallada o explicativa.
A banda de les preguntes tancades, com ara: caselles de selecció, quadres combinats o botons de selecció, són més eficients per obtenir respostes específiques i estructurades, la qual cosa facilita el processament i l'anàlisi de les dades. Per exemple, aquests són els tipus de preguntes obertes en la gestió de serveis de Jira:

Text breu
Text llarg
Paràgraf
URL
Números

2. Ofereix context i exemples

Proporcionar context i exemples en un formulari és una estratègia clau per garantir que els usuaris entenguin completament el que s'espera d'ells al respondre. Moltes vegades, els usuaris poden interpretar les preguntes de manera diferent, especialment si són ambigües o tècniques. Si inclous una breu descripció o un exemple, asseguraràs que la informació rebuda és la correcta i agilitzaràs el flux.
El context addicional també pot ser útil per proporcionar la raó darrere d'una pregunta o per aclarir per què la informació sol·licitada és important. Per exemple, en lloc de simplement demanar un 'número de telèfon', podries afegir un missatge que expliqui: 'Necessitem el teu número de telèfon per contactar-te en cas que necessitem més detalls sobre la teva sol·licitud'. Això li dóna a l'usuari una raó clara per proporcionar aquesta informació, la qual cosa pot augmentar la taxa de resposta.
A més, els exemples són especialment útils en preguntes obertes o complexes, on l'usuari podria no estar segur del tipus de resposta que s'espera. Orientar l'usuari, ajudant a que la resposta sigui més precisa i rellevant, el que, alhora, facilita la resolució del problema o consulta.
En oferir context, no només facilites que els usuaris comprenguin millor les preguntes, sinó que incrementes la qualitat d’aquestes. En oferir claredat, redueixes l'ambigüitat i millores la precisió de les dades, cosa que pot accelerar el procés de presa de decisions i resolució.

3. Minimitza la càrrega cognitiva

Minimitzar la càrrega cognitiva és essencial per crear formularis efectius que els usuaris puguin completar amb facilitat i sense frustracions.
La càrrega cognitiva es refereix a l'esforç mental que els usuaris han d'invertir per entendre, processar i respondre a les preguntes d'un formulari. Si un formulari és massa llarg, complicat o desorganitzat, els usuaris poden sentir-se aclaparats, cosa que augmenta les probabilitats que abandonin el formulari a mitja procés o que proporcionin respostes incompletes o inexactes. Per començar, anem a centrar-nos en l'organització de les preguntes de manera lògica i coherent.
Agrupar les preguntes d'acord amb la seva temàtica o tipus ajuda a què els usuaris puguin processar la informació de manera més natural. Si estàs creant un formulari per a suport tècnic, podries agrupar les preguntes sobre detalls del problema, informació del dispositiu i dades de l'usuari en seccions separades.
Cada secció ha de tenir un títol curt i clar, perquè l'usuari sàpiga exactament quin tipus d'informació s'està sol·licitant en aquell moment. Això crea una estructura fluida que facilita la comprensió i fa que el formulari sigui menys abrumador.
Reduir la quantitat de preguntes i camps innecessaris és una manera d'aliviar la càrrega, ja que, com més llarg sigui un formulari, més gran serà la càrrega cognitiva. Els usuaris tendeixen a sentir-se més motivats per completar formularis que són ràpids i directes. Fes les preguntes mínimes per preguntar només el que realment necessites i evita afegir camps que no aportin valor immediat al propòsit del formulari.
Fes-te preguntes com: "Aquesta informació és necessària per resoldre la sol·licitud?" o "Podria aquesta informació ser extreta d'una altra font ja disponible?" Si la resposta és negativa, ometre el camp millorarà la qualitat del formulari.

4. Ofereix opcions de resposta clares i variades

Una part fonamental de qualsevol formulari ben dissenyat és proporcionar opcions de resposta clares, variades i adequades al tipus d'informació que necessites recopilar. Les opcions de resposta han de ser comprensibles, específiques i rellevants per al context de cada pregunta. Això no només ajuda els usuaris a respondre de manera més eficient, sinó que també millora la qualitat de les dades que rebràs, ja que les respostes seran més consistents i fàcils d'analitzar.
Quan presentis opcions perquè els usuaris seleccionin, assegura't que les opcions siguin clares. Evita l'ús de jerga, terminologia tècnica o paraules ambigües que poden confondre els usuaris. Per exemple, si estàs demanant als usuaris que seleccionin el seu nivell d'experiència en un idioma, utilitza opcions clares com "Principiant", "Intermedi" i "Avançat" en lloc de termes més tècnics com: "First", "C1" o "C2".
També és important assegurar-se que les opcions cobreixen totes les possibilitats en el rang de respostes possibles, perquè els usuaris no es vegin obligats a triar una opció que no s'ajusti a la seva situació. Si estàs preguntant el nivell de satisfacció d'un servei, assegura't d'oferir una gamma completa de respostes que incloguin tant opcions positives com negatives, amb una opció neutral com, per exemple: "Molt satisfet", "Satisfet", "Neutral", "Insatisfet", "Molt insatisfet". En proporcionar una gamma d'opcions que cobreixen les possibilitats, ajudes que els usuaris escollin una resposta que realment representi la seva experiència.
Evita la redundància. De vegades, els formularis inclouen opcions que es superposen o que no són mútuament excloents, cosa que pot generar confusió. Assegura't que les opcions siguin distintes i no es repeteixin. Si vas a afegir una opció com "Altres" perquè els usuaris la completin amb una resposta pròpia, assegura't que aquesta opció es trobi al final de la llista per no interrompre el flux d'opcions predeterminades.
No tinguis por a habilitar múltiples opcions, ja que, de vegades, els usuaris poden tenir més d'una resposta que s'aplica a la seva situació. En aquests casos, és útil oferir opcions que permetin múltiples seleccions. Això és especialment útil per a preguntes com "Quins dispositius utilitzes per accedir als nostres serveis?", on l'usuari pot utilitzar diversos mètodes. Per a aquests casos les Caselles de verificació o Checkboxes són ideals, ja que permeten seleccionar diverses opcions sense restriccions.

5. Considerar l'experiència mòbil

L'ús del telèfon mòbil està en auge, és essencial que tinguem en compte el seu ús per optimitzar els nostres formularis, i que el disseny sigui responsive, És a dir, que el formulari s'ha de adaptar automàticament a la mida de la pantalla del dispositiu, ja sigui un telèfon mòbil, una tauleta o un ordinador de sobretaula. Un disseny responsive ajusta els elements del formulari, els botons o el text, perquè siguin llegibles i fàcils d'usar sense necessitat de fer zoom o desplaçar-se horitzontalment de forma manual.

Resum

Implementar formularis dinàmics a Jira Service Management és una excel·lent manera d'optimitzar la recopilació d'informació i millorar l'eficiència en la gestió de sol·licituds i incidències.
Un formulari ben dissenyat no només simplifica la interacció amb els clients, sinó que també facilita la captura de dades de qualitat, la qual cosa es tradueix en una assistència més ràpida i processos més àgils. Amb el creador de formularis de Jira, que no requereix coneixements de codi, pots crear formularis que s'adaptin a les necessitats específiques de cada sol·licitud, minimitzant la quantitat de camps personalitzats i evitant l'intercanvi innecessari d'informació entre agents i usuaris.

Si vols beneficiar-te d'un formulari ben fet, i sense dessagnar-te el cap
No dubtis a contactar-nos!

…Ara pots fer formularis dinàmics a Jira?