Encara que el terme 'Shadow IT' pot sonar alarmant, no necessàriament ha de ser un motiu de preocupació. De fet, pot oferir diverses avantatges si es gestiona de manera correcta. Però, primer de tot...
Què és el Shadow IT?
El terme "Shadow IT" es refereix a aquells sistemes, aplicacions, programari o maquinari que són utilitzats dins d'una organització sense l'autorització o el coneixement del departament de Tecnologia de la Informació (IT). Això abasta una varietat de pràctiques que inclouen l'ús d'aplicacions no aprovades per l'organització, dispositius personals (com ara telèfons mòbils o portàtils) connectats a la xarxa de l'empresa, i altres recursos tecnològics que els empleats o departaments utilitzen de manera independent. Aquests sistemes poden estar fora del control dels equips de IT, lo que planteja certs riscos per a la seguretat de la informació de l'empresa.
Encara que l'ús de Shadow IT pot semblar beneficiós en un primer moment, ja que els empleats freqüentment recorren a aquestes tecnologies per millorar la seva productivitat personal, el fet que aquestes eines no siguin gestionades per part del departament d'IT pot donar lloc a una sèrie de problemes. Per exemple, poden sorgir vulnerabilitats de seguretat que els equips d'IT no poden detectar ni abordar de manera efectiva.En resum, el Shadow IT és un fenomen en creixement en moltes organitzacions i, tot i que pot tenir avantatges a nivell de productivitat, també pot comportar una sèrie de problemes que han de ser abordats per protegir la seguretat de la informació i garantir el compliment normatiu.
Com podem fer un ús segur de Shadow IT?
Per fer un ús segur de Shadow IT, és essencial comptar amb eines que proporcionen visibilitat i control sobre les instàncies creades pels usuaris fora de l'àmbit del departament d'IT.
Atlassian Guard ofereix una solució eficaç en permetre als administradors descobrir automàticament les instàncies creades pels usuaris en productes com Jira, Confluence, i Jira Service Management. Aquest descobriment automàtic elimina la necessitat de seguiment manual, el que pot ser tediós i propens a errors, especialment en organitzacions grans. Amb una visibilitat clara de quins productes s'estan utilitzant, qui els administra i quants usuaris estan involucrats, els administradors poden gestionar el Shadow IT de manera proactiva, garantint la seguretat, el compliment de normatives i el control de costos. A més, aquesta eina facilita la comunicació amb els usuaris per gestionar les instàncies de manera segura, equilibrant la innovació amb els estàndards de seguretat de l'organització.Ara veurem els principals beneficis d'Atlassian Guard:
Evitar riscos d'emmagatzematge no controlat de dades sensibles
Compliment de normatives i regulacions
Visibilitat en temps real i control proactiu
Aplicació de polítiques de seguretat consistents
Mitigació de riscs de filtració de dades
1. Descobriment automàtic
Atlassian Guard ofereix un sistema de Descobriment automàtic, una de les característiques més destacades per gestionar de manera eficient el Shadow IT dins d'un entorn laboral. Aquest procés permet als administradors de TI identificar ràpidament totes les instàncies de productes al núvol d'Atlassian, creades pels usuaris, sense la necessitat de realitzar un seguiment manual i exhaustiu.
Atlassian Guard resol el repte de proporcionar una visibilitat completa i detallada de totes les instàncies creades pels usuaris. Qui les està gestionant, quants usuaris tenen accés i quan es van crear aquestes instàncies. Aquesta informació és crucial per comprendre la magnitud del Shadow TI a l'organització i prendre decisions informades sobre com gestionar-ho..
2. Seguretat i compliment
El Shadow IT introdueix una sèrie de riscs crítics per a la seguretat de la informació i el compliment normatiu a les organitzacions. Quan els empleats creen i gestionen les seves pròpies instàncies de productes al núvol sense la supervisió del departament d'IT, s'exposa l'organització a diversos perills relacionats amb la protecció de dades sensibles i el compliment de les regulacions legals. Atlassian Guard juga un paper fonamental en la identificació i gestió d'aquests riscos, proporcionant als administradors una visibilitat completa sobre les instàncies creades pels usuaris i ajudant a prevenir incidents de seguretat.
3. Col·laboració Simplificada amb els Usuaris
Un dels majors reptes del Shadow IT a les organitzacions és la falta de comunicaciò i colaboració entre els administradors de TI i els usuaris que creen instàncies no autoritzades de productes al núvol. Encara que els administradors de TI estan enfocat en mantenir la seguretat, el compliment i l'eficiència operativa, els usuaris, per la seva banda, sovint busquen eines que els ajudin a ser més productius i innovadors. No obstant això, la manca de visibilitat i control sobre aquests productes poden generar friccions, malentenduts i riscos tant per als usuaris com per a l'organització en general, aquestes són unes formes d'alleugerir-los:
La identificació i contacte amb els administradors d'instàncies facilita la col·laboració entre administradors i usuaris, al proporcionar una visibilitat completa sobre les instàncies creades pels usuaris dins de l'organització. Una vegada que els administradors de TI detecten una instància no autoritzada a través del descobriment automàtic, Atlassian Guard ofereix una forma directa i ràpida de contactar amb els administradors d'aquestes instàncies. Amb aquesta informació, els administradors poden comunicar-se de manera proactiva sobre la manera segura de gestionar les instàncies i decidir si és necessari integrar aquestes instàncies a la infraestructura oficial.Una de les avantatges clau d'Atlassian Guard és que permet als administradors de TI posar-se en contacte amb els usuaris de forma ràpida i sense la necessitat de processos burocràtics complicats. Els administradors poden enviar notificacions per correu electrònic o missatges directament des de la plataforma per informar els usuaris sobre l'ús no autoritzat o per coordinar una conversa sobre com integrar les instàncies de manera segura dins de l'ecosistema
Resum
El Shadow IT representa un repte significatiu per a les organitzacions, ja que permet que els usuaris implementin eines no aprovades pel departament de TI, fet que pot generar riscos de seguretat, costos inesperats i problemes de compliment. No obstant això, Atlassian Guard ofereix una solució eficaç per gestionar aquest fenomen, brindant als administradors la visibilitat i el control necessaris per detectar, gestionar i assegurar les instàncies creades pels usuaris.. els administradors poden identificar ràpidament les eines no autoritzades, entendre el seu abast i contactar directament amb els usuaris responsables, fomentant una col·laboració efectiva per garantir la seguretat i el compliment sense frenar la innovació.
En resum, Atlassian Guard permet gestionar el Shadow IT de manera proactiva, millorant la visibilitat, reduint riscos, optimitzant costos i promovent una col·laboració oberta i segura entre els administradors i els usuaris.
Per a més informació visita la web oficial d' Atlassian Guard