…Ahora puedes hacer formularios dinámicos en Jira?

Durante mucho tiempo, la integración de formularios en Jira ha sido dificultosa, ya que para implementarlos hacia falta de varios plugin que afectaban al rendimiento y eran inestables.
¡Pero a día de hoy esto se acabó, porque ahora Jira tiene su propia función de Formularios integrados de forma nativa! A continuación os mostraremos cómo os podeis beneficiar de su uso.

¿Por qué querría mi empresa usar formularios?

Implementar formularios dinámicos en Jira Service Management es una excelente manera de optimizar la recolección de información y mejorar la eficiencia en la gestión de solicitudes e incidencias.

Los formularios bien diseñados no solo simplifican la interacción con los clientes, sino que también facilitan la captura de datos de calidad, lo que se traduce en una asistencia más rápida y procesos más ágiles. Con el nuevo creador de formularios de Jira, que no requiere conocimientos de código, puedes crear formularios dinámicos que se adapten a las necesidades específicas de cada solicitud, minimizando la cantidad de campos personalizados y evitando el intercambio innecesario de información entre agentes y usuarios.

Ahora vamos a daros unos tips para mejorar vuestros formularios y que podáis implementarlos fácilmente con Jira Service Manager.

Tips para crear mejores formularios

Para crear formularios efectivos, es esencial seguir una estructura lógica que guíe al usuario de manera intuitiva. Una buena práctica es agrupar las preguntas en apartados coherentes, asegurándose de que cada sección fluya de manera ordenada. Esto facilita la comprensión del formulario y reduce la confusión. También es importante minimizar el texto introductorio; los usuarios generalmente no leen bloques largos, por lo que las instrucciones deben ser breves y directamente relacionadas con cada sección.

1. Como hacer preguntas efectivas en un formulario

Para hacer buenas preguntas en un formulario, es fundamental pensar en los datos que deseas obtener y en la experiencia del usuario. Las preguntas deben de ser muy claras y estar redactadas de forma que el usuario sepa exactamente qué se espera de él.
Además, es esencial seleccionar las preguntas adecuadas para facilitar la recolección de información precisa. Las preguntas abiertas, como los campos de texto, permiten que los usuarios expresen sus respuestas con libertad, lo cual es útil cuando se necesita información detallada o explicativa.
A parte las preguntas cerradas, tales como: Casillas de verificación, cuadros combinados o botones de selección, son más eficientes para obtener respuestas específicas y estructuradas, lo que facilita el procesamiento y análisis de los datos. Por ejemplo estos son los tipos de preguntas abiertas en Jira service management:

Texto breve
Texto largo
Párrafo
URL
Números

2. Ofrece contexto y ejemplos

Proporcionar contexto y ejemplos en un formulario es una estrategia clave para garantizar que los usuarios comprendan completamente lo que se espera de ellos al responder. Muchas veces, los usuarios pueden interpretar las preguntas de manera diferente, especialmente si son ambiguas o técnicas. Si incluyes una breve descripción o un ejemplo, asegurarás que la información recibida es la correcta y agilizar el flujo.
El contexto adicional también puede ser útil para proporcionar la razón detrás de una pregunta o para aclarar por qué la información solicitada es importante. Por ejemplo, en lugar de simplemente pedir un "número de teléfono", podrías agregar un mensaje que explique: "Necesitamos tu número de teléfono para contactarte en caso de que necesitemos más detalles sobre tu solicitud". Esto le da al usuario una razón clara para proporcionar esta información, lo que puede aumentar la tasa de respuesta.
Además, los ejemplos son especialmente útiles en preguntas abiertas o complejas, donde el usuario podría no estar seguro de qué tipo de respuesta se espera. Orientar al usuario, ayudando a que la respuesta sea más precisa y relevante, lo que, a su vez, facilita la resolución del problema o consulta.
Al ofrecer contexto, no solo facilita que los usuarios comprendan mejor las preguntas, si no que incrementa la calidad de estas. Al ofrecer claridad reduces la ambigüedad y mejoras la precisión de los datos, lo que puede acelerar el proceso de toma de decisiones y resolución.

3. Minimiza la carga cognitiva

Minimizar la carga cognitiva es esencial para crear formularios efectivos que los usuarios puedan completar con facilidad y sin frustraciones.
La carga cognitiva se refiere al esfuerzo mental que los usuarios deben invertir para comprender, procesar y responder a las preguntas de un formulario. Si un formulario es demasiado largo, complicado o desorganizado, los usuarios pueden sentirse abrumados, lo que aumenta las probabilidades de que abandonen el formulario a mitad de proceso o que proporcionen respuestas incompletas o inexactas. Para empezar, vamos a centrarnos en la organización de las preguntas de forma lógica y coherente.
Agrupar las preguntas de acuerdo con su temática o tipo ayuda a que los usuarios puedan procesar la información de forma más natural. Si estas creando un formulario para soporte técnico, podrías agrupar las preguntas sobre detalles del problema, información del dispositivo y datos del usuario en secciones separadas.
Cada sección debe tener un título corto claro, para que el usuario sepa exactamente qué tipo de información se está solicitando en ese momento. Esto crea una estructura fluida que facilita la comprensión y hace que el formulario sea menos abrumador.
Reducir la cantidad de preguntas y campos innecesarios es una forma de aliviar la carga, ya que, cuanto más largo sea un formulario, mayor será la carga cognitiva, Los usuarios tienden a sentirse más motivados para completar formularios que son rápidos y directos. Haz las preguntas mínimas para preguntar solo lo que realmente necesitas y evita agregar campos que no aporten valor inmediato al propósito del formulario.
Hazte preguntas como: "¿esta información es necesaria para resolver la solicitud?" o "¿Podría esta información ser extraída de otra fuente ya disponible?". SI la respuesta es negativa, omitir el campo mejorará la calidad del formulario.

4. Ofrece opciones de respuesta claras y variadas

Una parte fundamental de cualquier formulario bien diseñado es proporcionar opciones de respuesta claras, variadas y adecuadas al tipo de información que necesitas recolectar. Las opciones de respuesta deben ser comprensibles, específicas y relevantes para el contexto de cada pregunta. Esto no solo ayuda a los usuarios a responder de manera más eficiente, sino que también mejora la calidad de los datos que recibirás, ya que las respuestas serán más consistentes y fáciles de analizar.
Cuando presentes opciones para que los usuarios seleccionen, asegúrate de que las opciones sean claras. Evita el uso de jergas, terminología técnica o palabras ambiguas que pueden confundir a los usuarios. Por ejemplo, si estás pidiendo a los usuarios que seleccionen su nivel de experiencia en un idioma, usa opciones claras como "Principiante", "Intermedio", y "Avanzado" en lugar de términos más técnicos como: "First", "C1" o "C2"
También es importante asegurarse de que las opciones cubren todas las posibilidades en el rango de respuestas posibles, para que los usuarios no se vean obligados a elegir una opción que no se ajuste a su situación. Si estás preguntando el nivel de satisfacción de un servicio, asegúrate de ofrecer una gama completa de respuestas que incluyan tanto opciones positivas como negativas, con una opción neutral como, por ejemplo: "Muy satisfecho", "Satisfecho", "Neutral", "Insatisfecho", "Muy insatisfecho". Al proporcionar una gama de opciones que cubren las posibilidades, ayudas a que los usuarios elijan una respuesta que realmente represente su experiencia.
Evita la redundancia, A vece los formularios incluyen opciones que se solapan o que no son mutuamente excluyentes, lo que puede generar confusión. Asegúrate de que las opciones sean distintas y no se repitan. Si vas a añadir una opción como "Otros" para que los usuarios rellenen con una respuesta propia, asegúrate de que esta opción se encuentre al final de la lista para no interrumpir el flujo de opciones predeterminadas.
No tengas miedo en habilitar múltiples opciones, ya que, en ocasiones, los usuarios pueden tener más de una respuesta que se aplica a su situación. En esos casos, es útil ofrecer opciones que permitan múltiples selecciones. Esto es especialmente útil para preguntas como "¿Qué dispositivos usas para acceder a nuestros servicios?", donde el usuario puede utilizar varios métodos. Para estos caso las Casillas de verificación or Checkboxes son ideales, ya que permiten seleccionar varias opciones sin restricciones.

5. Considerar la experiencia móvil

El uso del teléfono móvil está en auge, es esencial que tengamos en cuenta su uso para optimizar nuestros formularios, y que el diseño sea responsive, Es decir, que el formulario debe adaptarse automáticamente al tamaño de la pantalla del dispositivo ya sea un teléfono móvil, una tablet, o un ordenador de escritorio. Un diseño responsive ajusta los elementos del formulario, los botones o el texto, para que sean legibles y fáciles de usar sin necesidad de hacer zoom o desplazarse horizontalmente de forma manual.

Summary

Implementar formularios dinámicos en Jira Service Management es una excelente manera de optimizar la recolección de información y mejorar la eficiencia en la gestión de solicitudes e incidencias.
Un formulario bien diseñado no solo simplifica la interacción con los clientes, sino que también facilita la captura de datos de calidad, lo que se traduce en una asistencia más rápida y procesos más ágiles. Con el creador de formularios de Jira, que no requiere conocimientos de código, puedes crear formularios que se adapten a las necesidades específicas de cada solicitud, minimizando la cantidad de campos personalizados y evitando el intercambio innecesario de información entre agentes y usuarios.

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