Las reuniones son una gran ayuda si se hacen correctamente, Estas, son esenciales para compartir ideas, intercambiar información y colaborar en general. pero raramente se consigue una reunión fructífera, que realmente aporte valor al entorno laboral o que no interrumpa el flujo de trabajo.
La estadística dicta que, de media el 21% del tiempo laboral se gasta en reuniones. Pero, son necesarias realmente todas ellas? Al menos un cuarto del tiempo en las reuniones es una pérdida de tiempo íntegra, según estudios.Cuando una reunión se planifica y gestiona de forma de forma correcta se fortalece al equipo para trabajar de forma más ágil y con un objetivo claro durante la etapa actual. Por eso aquí vamos a mostraros como se hace una reunión eficaz.
¿Cuándo necesitas organizar una reunión?
Como hemos explicado antes las reuniones poco efectivas están a la orden del día, reuniones que pueden ser fácilmente sustituibles por e-mails o simplemente una encuesta en el portal virtual. Así que ¿Cuáles son los motivos para formar una reunión?
1. El objetivo es conciso
Toda buena reunión tiene un objetivo concreto. ¿Qué quieres conseguir? ¿Quieres solucionar un problema? ¿Planificar cronogramas o hacer un brainstorming? ¿Analizar problemas y soluciones? Prioriza tener una meta asequible al preparar la reunión. Una reunión sin un objetivo claro está destinada al fracaso y hace más mal que bien a la larga. Si tu reunión tiene un objetivo claro estás un paso más cerca de poder organizar una buena reunión
2. Planifica tu orden del día
El objetivo de tu reunión aunque crucial no es todo lo que necesitas para que tu reunión pueda estar a la altura de tus necesidades y las de los empleados, ahora veremos lo que procede: Informar a equipo de la reunión, uno de los fallos mas comunes a la hora de abalanzarse a la reunión es simplemente programar un día y hora, luego rompiéndose la cabeza al intentar rellenar ese hueco. En lugar de eso, la recomendación que os damos es planificar, antes de anunciar nada, la orden del día y luego programar la duración para ajustar el tiempo en consecuencia. Si tienes a mano tu orden del día, estás a un solo paso de tener una reunión bien estructurada.
3. Invitas al público objetivo
¿Qué hay peor que acudir a una reunión que no te aporta nada y que encima es de algo que no te incumbe en absoluto? Pocas cosas. Este es otro de los motivos por los que las reuniones son una carga mas que un alivio, una vez marcado el objetivo, y una orden del día bien estructurada, tienes que entender bien a quien tienes que invitar. Si sabes perfectamente a quien debe estar presente, tendrás una imagen sólida de todas las demás cuestiones básicas. La reserva de ese tiempo estará más que justificada.
¿Cuándo No convocar una reunión?
1. Solo vas a informar
¿Solo vas a transmitir una actualización sobre el código de conducta, el estado actual o que habéis por fin añadido esa máquina de café en la oficina? ¿Tienes una pequeña actualización de un proyecto que no propicie ningún tipo de debate? Para eso están los e-mails o las apps de mensajería. Es más rápido que reunir a todos, no les quitas tiempo de ser productivo y además tienen la información al alcance por si quieren revisarla en otro momento, Hay excepciones a esta regla, como un resumen anual o de final de un proyecto grande. Pero quitando estos dos ejemplos es mejor dejar la transmisión de información para otro medio.
2. Vas a organizarla porque si
Puede parecer obvio al leerlo, pero créeme que sucede más de las que nos gustaría admitir. Sobre todo en reuniones periódicas de forma regular, esta regularidad fácilmente se puede convertir en actualizaciones glorificadas, en cambio de su función principal, conversaciones productivas. Por eso hay que revisar las reuniones programadas y reevaluarlas acorde a esta regla para asegurarte de que sean lo más productivas posible.
3. No te la has preparado correctamente
¿Tienes a mano un resumen de lo que quieres que se discuta? ¿El material necesario como diapositivas, gráficos o extractos de texto? ¿Tienes la orden del día bien estructurada y el hueco pensado en el calendario para la reunión? Si no, es demasiado pronto para poner en marcha la reunión, asegúrate de tenerlo todo preparado antes de dar el disparo de inicio de la reunión. Es posible que tardes más, pero todo este tiempo es una inversión para un futuro más productivo.
Cómo llevar a cabo una reunión fluida
Tenemos el objetivo, un orden del día y las personas asignadas, ahora que hacemos para garantizar la fluidez? Aquí tiene unos tips.
1. Enmárcalo a tu orden del día
No queremos repetirnos pero suponemos que ya te has dado cuenta de la importancia de tener un orden del día para que la reunión de equipo sea lo más precisa posible, sin embargo la estadística nos dice que, en estados unidos un 63% de las reuniones carecen de un objetivo claro o un orden del día previamente programado (Fuente: ECSHome).
De todas las estadísticas en la que aspiramos a entrar esta no es una de las deseadas. Elaborar un orden del día es súper sencillo (y el tiempo dedicado vale la pena). En base, se trata de una lista en la que se enumera lo siguiente:
La fecha y hora de la reunión
El objetivo de la reunión
Los departamentos o personas que asistirán
Los temas que se tratarán
Quien encabezará el debate de cada cuestión
Cuanto tiempo se dedicará a cada asuntoY la verdad es que poco más necesitas, Tener esto por escrito y comunicarlo de antemano aportará a la reunión una estructuración muy necesaria y nos ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza.
2. Da a los participantes documentos de apoyo
No interesa perder tiempo en la reunión una vez la estructura es sólida, pero los imprevistos ocurren, sobre todo al principio donde introduces los objetivos y pones al corriente a los asistentes
Para evitar esto o reducir las interrupciones al mínimo, envía la orden del día y otros documentos de apoyo (como resúmenes, cronogramas, informes, gráficos, etc.) a los asistentes al menos uno o dos días laborales antes de la reunión.De este modo, a todo el mundo le da tiempo de revisar y comprender la idea base de la reunión en vez de aventurarse a ciegas y con preguntas y sugerencias fructíferas.
3. No dejes las cosas al azar
¿Has pensado en las cosas que pueden hacer que la reunión se complique? Entre tanta discusión hay temas que salen por la tangente, que no tienen nada que ver con el objetivo inicial de la reunión. ¿De verdad tenéis que debatir ahora mismo el color del traje del cliente?
Cierra las posibilidades antes de que todos en el equipo se vayan por los descosidos. En lugar de participar en la conversación, dile a tu equipo que vas a tomar notas del tema para poder retomar la cuestión en otro momento (¡Pero tómalas de verdad!).Por denominación popular a esto se le llama el "método del aparcamiento", ya que "aparcas" el tema durante un tiempo mientras continuas "conduciendo" el orden del día.
4. Establece reglas
Para que una reunión sea efectiva, todos deben estar atentos y ser proactivos en los temas tratados, lo cual es imposible si alguien está comiendo, contestando correos electrónicos o navegando la web.
A menos que sean necesarios los dispositivos para el debate o para actividades que hayas planteado, pídeles que los depositen en sus escritorios. De este modo se asegura atención plena en lo que de verdad importa ahora mismo: La Reunión.
5. Controla el relój
Como es obvio, el iniciar y concluir la reunión a tiempo es una prioridad. De este modo, no solo se muestra respeto por los horarios de todos los asistentes, sino que también significa que aprovecharéis al 100% los minutos de los que disponéis. Míralo de esta forma; si empiezas cinco minutos tarde una reunión de media hora ya habrás perdido el 17% del tiempo dedicado a ella, que no parece mucho, pero en realidad es una gran cantidad de tiempo perdido.
Sin embargo, aparte de la hora de inicio y finalización, es fácil perder la noción del tiempo cuando la conversación se pone realmente en marcha. Es indudable que tener franjas horarias asignadas en el orden del día resulta útil, pero lo que de verdad tienes que hacer es controlar el reloj y atenerte al plan previsto.SI no crees ser capaz de hacerlo mientras lideras la reunión designa a alguien para que lo cronometre y te avise amablemente cuando te vayas acercando al final de la franja horaria asignada.
6. Resume y comparte
El orden del día es importante, pero también lo es el resumen de la reunión. Una vez finalizada la conversación, recapitula los puntos clave en un documento o correo electrónico y envíaselos a todos los asistentes a la reunión (y cualquier otra persona que necesite/tenga que estar informada). Un resumen de reunión puede ser algo así:
Unas breves notas sobre los temas tratados
Las acciones y a quién se las han asignado (con fechas de vencimiento si hace falta)
Todos los temas "aparcados" que precisen de retomar en el futuro.Poner todo esto por escrito garantiza que todo el mundo tenga claros los pasos que hay que seguir , y que no haya ninguna duda de lo que habéis hablado y acordado hacer. Además, este resumen te brinda un registro al que puedes recurrir en la próxima reunión para asegurarte de que nada se oes escape del radar.
Conclusión:
Las reuniones son una herramienta crucial en el entorno laboral, ya que permiten compartir ideas, intercambiar información y colaborar. Sin embargo, muchas veces no cumplen su propósito y se convierten en una pérdida de tiempo, interrumpiendo el flujo de trabajo. De acuerdo con las estadísticas, en promedio, un 21% del tiempo laboral se dedica a reuniones, y un cuarto de ese tiempo es completamente innecesario.
Para que una reunión sea efectiva, es esencial planificarla correctamente, estableciendo un objetivo claro, una agenda bien estructurada y convocando solo a los participantes relevantes. Además, evitar reuniones solo informativas, aquellas que se organizan sin un propósito claro o sin preparación adecuada es clave para no desperdiciar tiempo.Para garantizar la fluidez, es fundamental seguir la agenda, compartir documentos de apoyo con antelación, mantener el enfoque en los temas principales y respetar los tiempos asignados. Al final, un buen resumen de la reunión, con acciones claras y asignadas, asegura que todos estén alineados y se evite perder detalles importantes.