Les reunions són una gran ajuda si es fan correctament, Aquestes, són essencials per compartir idees, intercanviar informació i col·laborar en general. però rarament s'aconsegueix una reunió fructífera, que realment aporti valor a l'entorn laboral o que no interrompi el flux de treball.
L'estadística dicta que, de mitjana el 21% del temps laboral es gasta en reunions. Però, són necessàries realment totes elles? Almenys un quart del temps en les reunions és una pèrdua de temps íntegra, segons estudis.Quan una reunió es planifica i gestiona de forma correcta s' enforteix l' equip per treballar de forma més àgil i amb un objectiu clar durant l' etapa actual. Per això aquí vam mostrar-vos com es fa una reunió eficaç.
Quan necessites organitzar una reunió?
Com hem explicat abans les reunions poc efectives estan a l'ordre del dia, reunions que poden ser fàcilment substituïbles per e-mails o simplement una enquesta al portal virtual. Així que Quins són els motius per formar una reunió?
1. L'objectiu és concís
Tota bona reunió té un objectiu concret. Què vols aconseguir? Vols solucionar un problema? ¿Planificar cronogrames o fer un brainstorming? Analitzar problemes i solucions? Prioritza tenir una meta assequible en preparar la reunió. Una reunió sense un objectiu clar està destinada al fracàs i fa més mal que bé a la llarga. Si la teva reunió té un objectiu clar estàs un pas més a prop de poder organitzar una bona reunió
2. Planifica el teu ordre del dia
L'objectiu de la teva reunió encara que crucial no és tot el que necessites perquè la teva reunió pugui estar a l'altura de les teves necessitats i les dels empleats, ara veurem el que procedeix: Informar a equip de la reunió, una de les fallades més comunes a l'hora d'abalançar-se a la reunió és simplement programar un dia i hora, després trencant-se el cap en intentar omplir aquest buit. En lloc d'això, la recomanació que us donem és planificar, abans d'anunciar res, l'ordre del dia i després programar la durada per ajustar el temps en conseqüència. Si tens a mà el teu ordre del dia, estàs a un solo paso de tener una reunión bien estructurada.
3. Convides al públic objectiu
Què hi ha pitjor que acudir a una reunió que no t'aporta res i que a sobre és d'alguna cosa que no t'incumbeix en absolut? Poques coses. Aquest és un altre dels motius pels quals les reunions són una càrrega més que un alleujament, un cop marcat l'objectiu, i una ordre del dia ben estructurada, has d'entendre bé a qui has de convidar. Si saps perfectament a qui ha de ser present, tindràs una imatge sòlida de totes les altres qüestions bàsiques. La reserva d'aquest temps estarà més que justificada.
Quan No convocar una reunió?
1. Només vas informar
Només vas transmetre una actualització sobre el codi de conducta, l'estat actual o que heu per fi afegit aquesta màquina de cafè a l'oficina? Tens una petita actualització d'un projecte que no propiciï cap mena de debat? Per això hi ha els e-mails o les apps de missatgeria. És més ràpid que reunir tothom, no els treus temps de ser productiu i a més tenen la informació a l'abast per si volen revisar-la en un altre moment, Hi ha excepcions a aquesta regla, com un resum anual o de final d'un projecte gran. Però treient aquests dos exemples és millor deixar la transmissió d'informació per a un altre mitjà.
2. Vas organitzar-la perquè si
Pot semblar obvi en llegir-lo, però crec que succeeix més de les que ens agradaria admetre. Sobretot en reunions periòdiques de forma regular, aquesta regularitat fàcilment es pot convertir en actualitzacions glorificades, en canvi de la seva funció principal, converses productives. Per això cal revisar les reunions programades i reavaluar-les d'acord amb aquesta regla per assegurar-te que siguin el més productives possible.
3. No te l'has preparat correctament
Tens a mà un resum del que vols que es discuteixi? El material necessari com a diapositives, gràfics o extractes de text? Tens l'ordre del dia ben estructurada i el buit pensat en el calendari per a la reunió? Si no, és massa aviat per posar en marxa la reunió, assegura't de tenir-ho tot preparat abans de donar el tret d'inici de la reunió. És possible que tardes més, però tot aquest temps és una inversió per a un futur més productiu.
Com dur a terme una reunió fluida
Tenim l'objectiu, un ordre del dia i les persones assignades, ara que fem per garantir la fluïdesa? Aquí té uns tips.
1. Emmanal·lar-lo al teu ordre del dia
No volem repetir-nos però suposem que ja t'has adonat de la importància de tenir un ordre del dia perquè la reunió d'equip sigui el més precisa possible, però l'estadística ens diu que, en estats units un 63% de les reunions no tenen un objectiu clar o un ordre del dia prèviament programat (Font: ECSHome).
De totes les estadístiques en què aspirem a entrar aquesta no és una de les desitjades. Elaborar un ordre del dia és súper senzill (i el temps dedicat val la pena). En base, es tracta d' una llista en la qual s' enumera el següent:
La data i l'hora de la reunió
L' objectiu de la reunió
Els departaments o persones que hi assistiran
Els temes que es tractaran
Qui encapçalarà el debat de cada qüestió
Cuanto tiempo se dedicará a cada asuntoY la verdad es que poco más necesitas, Tener esto por escrito y comunicarlo de antemano aportará a la reunión una estructuración muy necesaria y nos ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza.
2. Dóna als participants documents de suport
No interessa perdre temps en la reunió un cop l'estructura és sòlida, però els imprevistos ocorren, sobretot al principi on introdueixes els objectius i poses al corrent els assistents
Per evitar això o reduir les interrupcions al mínim, envia l'ordre del dia i altres documents de suport (com resums, cronogrames, informes, gràfics, etc.) als assistents almenys un o dos dies laborals abans de la reunió.D'aquesta manera, a tothom li dona temps de revisar i comprendre la idea base de la reunió en comptes d'aventurar-se a cegues i amb preguntes i suggeriments fructífers.
3. No deixis les coses a l'atzar
Has pensat en les coses que poden fer que la reunió es compliqui? Entre tanta discussió hi ha temes que surten per la tangent, que no tenen res a veure amb l'objectiu inicial de la reunió. De veritat haureu de debatre ara mateix el color del vestit del client?
Tanca les possibilitats abans que tots a l'equip se'n vagin pels descosits. En lloc de participar en la conversa, di-li al teu equip que vas prendre notes del tema per poder reprendre la qüestió en un altre moment (Però tòmales de veritat!).Per denominació popular a això se l'anomena el "mètode de l'aparcament", ja que "aparques" el tema durant un temps mentre continues "conduint" l'ordre del dia.
4. Estableix regles
Perquè una reunió sigui efectiva, tots han d'estar atents i ser proactius en els temes tractats, la qual cosa és impossible si algú està menjant, contestant correus electrònics o navegant la web.
Llevat que siguin necessaris els dispositius per al debat o per a activitats que hagis plantejat, pídeles que els dipositin en els seus escriptoris. D'aquesta manera s'assegura atenció plena en el que de veritat importa ara mateix: La Reunió.
5. Controla el rellotge
Com és obvi, iniciar i concloure la reunió a temps és una prioritat. D'aquesta manera, no només es mostra respecte pels horaris de tots els assistents, sinó que també significa que aprofitareu al 100% els minuts de què disposeu. Míralo d'aquesta manera; si comences cinc minuts tard una reunió de mitja hora ja hauràs perdut el 17% del temps dedicat a ella, que no sembla gaire, però en realitat és una gran quantitat de temps perdut.
Tanmateix, a banda de l'hora d'inici i finalització, és fàcil perdre la noció del temps quan la conversa es posa realment en marxa. És indubtable que tenir franges horàries assignades en l'ordre del dia resulta útil, però el que de veritat has de fer és controlar el rellotge i atenir-te al pla previst.SI no creus ser capaç de fer-ho mentre lideres la reunió designa algú perquè el crono i t'avisi amablement quan et vagis acostant al final de la franja horària assignada.
6. Resumeix i comparteix
L'ordre del dia és important, però també ho és el resum de la reunió. Un cop finalitzada la conversa, recapitula els punts clau en un document o correu electrònic i envieu-los a tots els assistents a la reunió (i qualsevol altra persona que necessiti/hagi d'estar informada). Un resum de reunió pot ser una cosa així:
Unes breus notes sobre els temes tractats
Les accions i a qui se les han assignat (amb dates de venciment si cal)
Tots els temes "aparcats" que necessitin de reprendre en el futur.Posar tot això per escrit garanteix que tothom tingui clars els passos que cal seguir , i que no hi hagi cap dubte del que heu parlat i acordat fer. A més, aquest resum et brinda un registre al qual pots recórrer en la pròxima reunió per assegurar-te que res s'asseu del radar.
Conclusió:
Les reunions són una eina cabdal en l'entorn laboral, ja que permeten compartir idees, intercanviar informació i col·laborar. No obstant això, moltes vegades no compleixen el seu propòsit i es converteixen en una pèrdua de temps, interrompent el flux de treball. D' acord amb les estadístiques, de mitjana, un 21% del temps laboral es dedica a reunions, i un quart d' aquest temps és completament innecessari.
Perquè una reunió sigui efectiva, és essencial planificar-la correctament, establint un objectiu clar, una agenda ben estructurada i convocant només els participants rellevants. A més, evitar reunions només informatives, aquelles que s'organitzen sense un propòsit clar o sense preparació adequada és clau per no despertar temps.Per garantir la fluïdesa, és fonamental seguir l' agenda, compartir documents de suport amb antelació, mantenir l' enfocament en els temes principals i respectar els temps assignats. Al final, un bon resum de la reunió, amb accions clares i assignades, assegura que tots estiguin alineats i s'eviti perdre detalls importants.