Aunque el término "Shadow IT" puede sonar alarmante, no necesariamente tiene que ser motivo de preocupación. De hecho, puede ofrecer varias ventajas si se maneja de forma correcta. Pero, primero de todo...
¿Qué es el Shadow IT?
El término "Shadow IT" se refiere a aquellos sistemas, aplicaciones, software o hardware que son utilizados dentro de una organización sin la autorización o el conocimiento del departamento de Tecnología de la Información (IT). Esto abarca una variedad de prácticas que incluyen el uso de aplicaciones no aprobadas por la organización, dispositivos personales (como teléfonos móviles o portátiles) conectados a la red de la empresa, y otros recursos tecnológicos que los empleados o departamentos emplean de manera independiente. Estos sistemas pueden estar fuera del control de los equipos de IT, lo que plantea ciertos riesgos para la seguridad de la información del a empresa.
Aunque el uso de Shadow IT puede parecer beneficioso en un primer momento, ya que los empleados frecuentemente recurren a estas tecnologías para mejorar su productividad personal, el hecho de que estas herramientas no sean gestionadas por el departamento de IT puede dar lugar a una serie de problemas. Por ejemplo, pueden surgir vulnerabilidades de seguridad que los equipos de IT no pueden detectar ni abordar de manera efectiva.En resumen, el Shadow IT es un fenómeno creciente en muchas organizaciones y, aunque puede tener ventajas a nivel de productividad, también puede conllevar una serie de problemas que deben ser abordados para proteger la seguridad de la información y garantizar el cumplimiento normativo.
¿Cómo podemos hacer un uso seguro de Shadow IT?
Para hacer un uso seguro de Shadow IT, es esencial contar con herramientas que proporcionen visibilidad y control sobre las instancias creadas por los usuarios fuera del ámbito del departamento de TI.
Atlassian Guard ofrece una solución eficaz al permitir a los administradores descubrir automáticamente las instancias creadas por los usuarios en productos como Jira, Confluence, y Jira Service Management. Este descubrimiento automático elimina la necesidad de seguimiento manual, lo que puede ser tedioso y propenso a errores, especialmente en organizaciones grandes. Con una visibilidad clara de qué productos se están utilizando, quién los administra y cuántos usuarios están involucrados, los administradores pueden gestionar el Shadow IT de manera proactiva, garantizando la seguridad, el cumplimiento de normativas y el control de costos. Además, esta herramienta facilita la comunicación con los usuarios para gestionar las instancias de forma segura, equilibrando la innovación con los estándares de seguridad de la organización.Ahora vamos a ver los principales beneficios de Atlassian Guard:
Evitar riesgos de almacenamiento no controlado de datos sensibles
Cumplimiento de normativas y regulaciones
Visibilidad en tiempo real y control proactivo
Aplicación de políticas de seguridad consistentes
Mitigación de riesgos de filtración de datos
1. Descubrimiento automático
Atlassian Guard ofrece un sistema de Descubrimiento automático, una de las características más destacadas para gestionar de manera eficiente el Shadow IT dentro de un entorno laboral. Este proceso permite a los administradores de TI identificar rápidamente todas las instancias de productos en la nube de Atlassian, creadas por los usuarios, sin la necesidad de realizar un seguimiento manual y exhaustivo.
Atlassian Guard resuelve el desafío de proporcionar una visibilidad completa y detallada de todas las instancias creadas por los usuarios. Quién los está gestionando, cuántos usuarios tienen acceso y cuándo se crearon esas instancias. Esta información es crucial para comprender la magnitud del Shadow TI en la organización y tomar decisiones informadas sobre como gestionarlo.
2. Seguridad y cumplimiento
El Shadow IT introduce una serie de riesgos críticos para la seguridad de la información y el cumplimiento normativo en las organizaciones. Cuando los empleados crean y gestionan sus propias instancias de productos en la nube sin la supervisión del departamento de TI, se expone la organización a varios peligros relacionados con la protección de datos sensibles y el cumplimiento de regulaciones legales. Atlassian Guard juega un papel fundamental en la identificación y gestión de estos riesgos, proporcionando a los administradores una visibilidad completa sobre las instancias creadas por los usuarios y ayudando a prevenir incidentes de seguridad.
3. Colaboración Simplificada con los Usuarios
Uno de los mayores desafíos del Shadow IT en las organizaciones es la falta de comunicación y colaboración entre los administradores de TI y los usuarios que crean instancias no autorizadas de productos en la nube. Si bien los administradores de TI están enfocados en mantener la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia operativa, los usuarios, por su parte, a menudo buscan herramientas que les ayuden a ser más productivos e innovadores. Sin embargo, la falta de visibilidad y control sobre estos productos puede generar fricciones, malentendidos y riesgos tanto para los usuarios como para la organización en general, estas son unas formas de aliviarlas:
La identificación y contacto con los administradores de instancias facilita la colaboración entre administrador y usuarios, al proporcionar una visibilidad completa sobre las instancias creadas por los usuarios dentro de la organización. Una vez que los administradores de TI detectan una instancia no autorizada a través del descubrimiento automático, Atlassian Guard ofrece una forma directa y rápida de contactar a los administradores de esas instancias. Con esa información, los administradores pueden comunicarse de forma proactiva la manera segura de manejar las instancias y decidir si es necesario integrar estas instancias en la infraestructura oficial.Una de las ventajas clave de Atlassian Guard es que permite a los administradores de TI ponerse en contacto con los usuarios de forma rápida y sin la necesidad de procesos burocráticos complicados. Los administradores pueden enviar notificaciones por correo electrónico o mensajes directamente desde la plataforma para informar a los usuarios sobre el uso no autorizado o para coordinar una conversación de como integrar las instancias de manera segura dentro del ecosistema
Resumen
El Shadow IT representa un desafío significativo para las organizaciones, ya que permite que los usuarios implementen herramientas no aprobadas por el departamento de TI, lo que puede generar riesgos de seguridad, costos inesperados y problemas de cumplimiento. Sin embargo, Atlassian Guard ofrece una solución eficaz para gestionar este fenómeno, brindando a los administradores la visibilidad y el control necesarios para detectar, gestionar y asegurar las instancias creadas por los usuarios. los administradores pueden identificar rápidamente las herramientas no autorizadas, entender su alcance y contactar directamente a los usuarios responsables, fomentando una colaboración efectiva para garantizar la seguridad y el cumplimiento sin frenar la innovación.
En resumen, Atlassian Guard permite gestionar el Shadow IT de manera proactiva, mejorando la visibilidad, reduciendo riesgos, optimizando costos y promoviendo una colaboración abierta y segura entre los administradores y los usuarios.
Para más información visita la web oficial de Atlassian Guard